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Software de gestión para escuelas de baile: guía completa

Qué hace exactamente, cuándo lo necesitas de verdad, qué debe incluir y cuánto cuesta — sin humo, escrito por gente que gestiona academias.

Qué es (y qué no es) un software de gestión para escuelas de baile

Un software de gestión para escuelas de baile es la herramienta que concentra en un solo sitio lo que hoy probablemente tienes repartido entre papel, Excel y WhatsApp: la ficha de cada alumno, los horarios y grupos, quién viene a clase, quién ha pagado el mes y quién no, y las matrículas de los nuevos.

No es un ERP genérico adaptado a golpes, ni una web bonita con un formulario de contacto. La diferencia está en que entiende el modelo de una academia: grupos con plazas, temporadas, cuotas recurrentes, familias con varios hermanos, profesores que pasan lista y alumnos que se apuntan a mitad de curso. Si la herramienta no habla ese idioma, acabarás manteniendo el Excel «de apoyo» — y entonces tienes dos sistemas en vez de uno.

Las 5 señales de que tu academia lo necesita ya

• Cuadrar los cobros del mes te lleva horas y aun así se te escapan impagos que descubres en abril.
• No sabes con certeza quién asiste: las listas en papel se pierden y nadie las pasa a limpio.
• Las matrículas son formularios en papel que hay que transcribir, con DNIs y autorizaciones que «mañana te lo traigo».
• Superas los 40-50 alumnos y los nombres ya no te caben en la cabeza.
• Tu única «base de datos» es un Excel que solo entiende quien lo creó — y que un día se corromperá.

Si te reconoces en dos o más, el cambio se paga solo: con que recuperes dos impagos al mes o dos horas de administración a la semana, ya sale a cuenta.

Funcionalidades imprescindibles (y en qué fijarte)

1. Control de asistencia desde el móvil

Es la función que usan tus profesores cada día, así que tiene que ser trivial: abrir, ver la clase, marcar y cerrar. Fíjate en si permite faltas justificadas, recuperaciones con control de plazas y añadir alumnos sueltos (pruebas, drop-ins) sin ensuciar el grupo. En DansTree funciona así: control de asistencia.

2. Cobros y control de impagos

La generación de recibos debe ser masiva (todo el mes en un clic, cada alumno con su tarifa) y el sistema debe perseguir los impagos por ti: recibos que pasan a vencidos solos, recordatorios por email, morosos visibles en el panel. Pregunta siempre si cobran comisión por alumno o por cobro — es donde se esconden los costes. Cómo lo resolvemos nosotros: cobros y recibos.

3. Matrícula online con consentimientos válidos

Que el alumno se apunte solo desde el móvil ahorra la mitad del trabajo administrativo de septiembre. Pero cuidado con la parte legal: la aceptación de tu normativa debe quedar registrada con fecha, hora, IP y huella del texto aceptado, no un checkbox sin rastro. Además, si trabajas con menores, el formulario debe pedir el tutor legal automáticamente. Así lo hace DansTree: matrícula online.

4. Horarios, grupos y temporadas

Grupos con límite de plazas, varias salas, temporadas que empiezan y acaban (con renovaciones), y alumnos que entran a mitad de curso. Si el software no modela temporadas, en junio tendrás un problema.

5. Informes que entienda tu gestoría

Un export limpio del libro de ingresos del mes (una línea por cobro, con método y concepto) te ahorra la sesión mensual de copiar-pegar para la gestoría.

Cuánto cuesta un software de gestión de academias

En el mercado español e internacional los precios van de 0 a más de 150 €/mes, con tres trampas habituales: cobro por alumno (crece contigo, en tu contra), comisiones sobre tus cobros, y permanencias anuales disfrazadas.

DansTree es deliberadamente simple: plan Free de 0 € (1 centro, hasta 80 alumnos, asistencia y clases sin límite), Professional a 49 €/mes (41 € con pago anual — alumnos ilimitados, cobros, matrícula online, informes) y Business a 99 €/mes para varios centros. Sin cobro por alumno, sin comisión sobre tus ingresos, sin permanencia. Detalle completo en la página de precios.

Preguntas para hacerle a cualquier proveedor antes de decidir

• ¿Puedo empezar gratis con mis datos reales, sin tarjeta y sin demo guiada de ventas?
• ¿Qué pasa con mis datos si me voy? ¿Me ayudan a exportarlos?
• ¿Cobran por alumno o comisión por cobro?
• ¿La matrícula online registra los consentimientos con trazabilidad (fecha, IP, texto aceptado)?
• ¿Los profesores necesitan formación para pasar lista, o es evidente?
• ¿El soporte responde alguien del producto o un chatbot de tercer nivel?

Por qué DansTree

DansTree está construido alrededor de academias reales de baile, yoga y música en España: temporadas, cuotas, familias, matrícula online con normativa y cobros con métodos de aquí (efectivo, transferencia, Bizum y tarjeta con Stripe). El plan Free no caduca y no pide tarjeta, así que la evaluación la haces con tu academia de verdad, no con una demo. Y si tienes dudas concretas, escríbenos — responde el equipo que hace el producto.

Preguntas frecuentes

Probar DansTree gratis →