Cómo organizar los horarios y los grupos de tu academia
Publicado el 30 de agosto de 2026 · 9 min de lectura
El horario de una academia parece una tabla y no lo es. Es un rompecabezas con cuatro piezas que compiten entre sí —salas, franjas, profesores y niveles— donde cada casilla que colocas mal se paga en dinero o en bajas.
Y casi siempre se monta igual: cogiendo el del año pasado, moviendo un par de cosas y esperando que cuadre. Funciona hasta que entra un profesor nuevo, se llena un grupo o alguien se pone enfermo un martes.
Esta guía es el orden que evita esos tres sustos.
Empieza por la demanda, no por la disponibilidad
Es el error más caro y el más común: montar el cuadrante en función de cuándo pueden los profesores, y después esperar que los alumnos encajen.
Debería ser al revés. Primero decides en qué franjas hay gente dispuesta a venir, y después buscas quién las cubre. Si tu mejor profesor solo puede los lunes por la mañana, el problema no es del horario: es que esa hora no llena, y ningún talento la va a llenar.
Empieza escribiendo, para cada disciplina y nivel, cuándo puede venir tu público. Los adultos que trabajan tienen dos ventanas —a mediodía y de siete a nueve—, los niños salen del colegio a las cinco, y los fines de semana son otro negocio. Todo lo que pongas fuera de esas ventanas parte con desventaja.
El problema del prime time
De siete a nueve de la tarde se juega la mitad de tu facturación. Y ahí es exactamente donde todo choca: la sala grande la quieren tres grupos, el profesor bueno no puede estar en dos sitios, y los niveles que más gente tienen compiten por el mismo hueco.
Tres reglas que ayudan a repartirlo:
- La sala grande, para el grupo grande. Parece obvio y se incumple constantemente por inercia: «es que ese grupo siempre ha estado en la pequeña».
- No pongas dos niveles del mismo estilo a la misma hora. Te obligas a que el alumno elija, y quien duda entre dos, a veces no se apunta a ninguno.
- Deja un hueco libre en prime time. Uno. Es el que te salva cuando en octubre tengas que abrir un grupo nuevo porque uno se llenó, y no tener que reventar el cuadrante entero.
Cuánta gente necesita una clase
Aquí conviene hacer una cuenta que mucha gente evita:
coste de la hora (profesor + parte de alquiler) ÷ cuota por alumno y clase
= tu punto de equilibrioEse número es el mínimo por debajo del cual el grupo te cuesta dinero, por mucho cariño que le tengas. No es un dato para decidir con él a solas —hay grupos que se sostienen porque alimentan a otros—, pero es un dato que hay que tener delante.
Y por arriba manda otra cosa: cuánta gente cabe en la sala dando bien la clase. Ese límite no lo pone la hoja de cálculo, lo pone el espacio y la disciplina. En pilates con máquinas está escrito en el suelo; en una sala de baile, cuando la gente deja de poder extender los brazos.
Entre los dos números tienes tu rango. Todo grupo debería vivir ahí dentro.
Cuándo partir un grupo, y cuándo no
La conversación llega sola: «este grupo está muy lleno, hay niveles muy distintos, deberíamos partirlo».
La pregunta que hay que hacerse antes es una sola: ¿los dos grupos resultantes siguen por encima del punto de equilibrio?
Partir uno de dieciséis en dos de ocho suena a mejora de calidad y a menudo es el principio de que mueran los dos. Cada uno queda a un par de bajas de dejar de cubrir coste, y las bajas llegan — en enero y después de Semana Santa, siempre.
Si el problema es de nivel y no de tamaño, hay salidas más baratas antes de partir: reforzar con un ayudante en la misma hora, o mover a los tres o cuatro más avanzados a un grupo que ya existe.
Ten escrito quién puede cubrir cada clase
Un martes cualquiera un profesor se pone enfermo. Lo que pasa después dice mucho de cómo está montada la academia.
Si esa información vive en la cabeza de quien lleva la recepción, la ausencia se convierte en una cadena de llamadas y en un mensaje a las familias media hora antes. Si cada clase tiene su profesor asignado y sabes quién más da ese estilo y ese nivel, la pregunta —quién tiene hueco el martes a las 19— se responde mirando.
No hace falta un protocolo elaborado. Basta con que la información esté en un sitio y no en una memoria.
No montes la temporada de cero
El trabajo más ingrato del año es rehacer el curso siguiente cuando el ochenta por ciento de los grupos se repiten igual. Y se hace de cero muy a menudo, porque el horario vive en un cartel o en una hoja que se copia y se pega.
Si las clases están guardadas como estructura —grupo, franja, sala, profesor, plazas— y no como texto, la temporada nueva parte de la anterior y solo tocas lo que de verdad cambia. Es la diferencia entre una tarde y una semana.
Lo cuento aplicado en la página de horarios y clases.
Qué mirar cada mes
Tres números, y ninguno es «cuántos matriculados tengo»:
- Ocupación real por franja. No cuántos hay apuntados: cuántos vienen. Un grupo con catorce matriculados y seis asistentes de media no es un grupo lleno, es un grupo que se está muriendo. Sale de pasar lista, no de la hoja de matrículas.
- Franjas por debajo del punto de equilibrio. Si una lleva dos meses ahí, la decisión no es esperar: es fusionar, mover de hora o cerrar.
- Grupos llenos con lista de espera. Es la señal de que puedes abrir otro — y la más fácil de pasar por alto, porque un grupo lleno no da problemas y no llama la atención.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos alumnos debe tener una clase?
Los que cubran el coste de la hora con margen, y no más de los que permitan dar bien la clase. Calcula tu punto de equilibrio —lo que te cuesta esa hora entre profesor y sala, dividido entre la cuota— y trata ese número como el mínimo por debajo del cual el grupo no se sostiene.
¿Cuándo conviene partir un grupo en dos niveles?
Cuando los dos grupos resultantes siguen por encima de tu punto de equilibrio. Partir un grupo de dieciséis en dos de ocho suena a mejora de calidad y a menudo es el principio de que mueran los dos: cada uno queda a un par de bajas de dejar de cubrir coste.
¿Cómo se cubre la baja de un profesor sin liarla?
Teniendo escrito de antemano quién puede dar cada clase. Si esa información solo está en la cabeza de alguien, cada ausencia se convierte en una cadena de llamadas. Con las clases asignadas a personas, la pregunta se responde mirando.
¿Qué franja horaria llena más en una academia?
De siete a nueve de la tarde entre semana, y ahí se juega buena parte de la facturación. El problema no es llenarla, es que todo el mundo la quiere: es donde chocan las salas, los profesores y los niveles.
Cómo lo resuelve DansTree
Cada clase lleva su franja, su sala, su profesor y su aforo, así que el horario deja de ser una tabla estática: puedes leerlo por sala —qué hay hoy en la grande— o por persona —qué da Marta esta semana—, que es como se responde de verdad la pregunta de quién cubre el martes.
El aforo lo respeta el sistema al matricular, de modo que no acabas prometiendo una plaza que ya estaba ocupada. Y la ocupación real de cada franja sale del control de asistencia, no de los matriculados: es el número que te dice qué grupos están vivos.
Al empezar temporada partes de la anterior en vez de teclearlo todo otra vez, y quien se apunta en noviembre entra el día que llega, con su cuota calculada desde esa fecha. Está en detalle en horarios y clases, y funciona con el plan gratuito: clases y horarios sin límite hasta 80 alumnos.
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