Horarios y clases: la cuadrícula de tu academia, en un sitio
Quien reparte las horas de una academia sabe que el horario no es una tabla: es un rompecabezas de salas, profesores y plazas que cambia cada temporada.
El horario que vive en la cabeza de alguien
En casi todas las academias el horario real está en tres sitios a la vez: un cartel en la pared, una hoja de cálculo que solo entiende quien la hizo, y la memoria de quien lleva la recepción. Mientras no falte nadie, funciona. El día que hay que sustituir a un profesor o meter un grupo nuevo, se descubre que la sala de los martes ya estaba ocupada y que nadie sabía cuántas plazas quedaban de verdad.
Grupos con plazas, no listas abiertas
Cada clase tiene su aforo, y el sistema lo respeta. Eso resuelve dos cosas que en papel se resuelven tarde:
- Sabes cuándo un grupo está lleno antes de prometer una plaza que no existe.
- Ves la ocupación real —no cuántos hay matriculados, sino cuántos vienen—, que es la señal más temprana de que un grupo se está muriendo.
Salas y profesores, sin solapes
Cada clase apunta a su sala y a su profesor. Con eso, el horario deja de ser una tabla estática y pasa a ser algo que se consulta por sala —qué hay hoy en la grande— o por persona —qué da Marta esta semana—. Cuando hay que cubrir una baja, quién tiene hueco el jueves a las 19 se responde mirando, no llamando.
El cambio de temporada
Es el trabajo más ingrato del año: montar de cero el curso siguiente cuando la mayoría de los grupos se repiten igual. Con las clases definidas como estructura y no como texto, la temporada nueva parte de la anterior y solo tocas lo que cambia. Lo que se guarda es el molde del curso, no la foto de un horario concreto.
Altas a mitad de curso
Nadie se apunta solo en septiembre. Llega gente en noviembre, en enero y después de Semana Santa, y cada uno entra en un grupo que ya lleva meses rodando. Que la matrícula pueda empezar cualquier día —y que la cuota se calcule desde ahí— evita la conversación incómoda de cobrar el mes entero a quien entra el día 20.
Dónde encaja con lo demás
El horario es la pieza de la que cuelga todo lo demás: de la clase sale la lista para pasar lista, de la matrícula en el grupo sale la tarifa que se convierte en el recibo del mes, y de las plazas libres sale lo que puedes ofrecer en la matrícula online. Por eso conviene montarlo primero.
Preguntas frecuentes
¿Puedo limitar las plazas de cada clase?
Sí. Cada clase tiene su aforo y el sistema lo tiene en cuenta al matricular, de modo que no acabas prometiendo una plaza que ya estaba ocupada.
¿Cómo se gestionan las salas?
Cada clase apunta a la sala donde se da, así que puedes ver el horario por sala y no solo por grupo. Es lo que evita descubrir el solape el mismo día.
¿Qué pasa al empezar una temporada nueva?
No hay que reescribir el horario entero: las clases son estructura, no texto, así que el curso nuevo parte del anterior y solo cambias lo que de verdad cambia.
¿Y si un alumno se apunta a mitad de curso?
Se matricula en el grupo el día que llega y su cuota se calcula desde esa fecha. No hace falta esperar al mes siguiente ni cobrarle un mes que no ha usado.
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