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Software de gestión para centros de yoga: guía completa

Qué tiene que resolver de verdad, qué preguntar antes de contratar nada y por qué la mayoría de herramientas fallan en lo mismo: los bonos.

Un centro de yoga no se gestiona como una academia

Casi todo el software de gestión para centros deportivos y academias está construido sobre una idea: el alumno se matricula en un grupo y paga una cuota todos los meses. Eso funciona en una escuela de baile o de música, donde hay un curso con principio y final.

En yoga, esa idea se rompe. La gente compra un bono de diez clases y lo consume cuando puede. Viene a las 7 el lunes y a las 20:30 el jueves. Se apunta a hatha y a veces prueba vinyasa. Desaparece tres semanas y vuelve. No hay grupo fijo, no hay curso, y por tanto no hay una cuota mensual que cobrar sin más.

Cuando fuerzas ese modelo dentro de una herramienta pensada para matrículas, acabas llevando los bonos aparte —en una libreta o en una hoja de cálculo— y ahí es donde se pierde el dinero.

Los bonos son el problema y son el activo

Un bono es dinero cobrado por adelantado a cambio de una deuda en sesiones. Eso tiene dos consecuencias que conviene mirar de frente:

• Las sesiones sin consumir no son beneficio. Si vendes cincuenta bonos de diez y se consumen ocho de media, tienes cien sesiones pendientes que en algún momento habrá que dar. Contarlas como ingreso limpio del mes es engañarte.
• Un bono agotándose es la señal de venta más clara que vas a tener. A quien le quedan dos clases está a punto de decidir si sigue o no. Saberlo esa semana te permite hablar con él; saberlo un mes después es una baja consumada.

Por eso el requisito número uno no es «que gestione bonos», sino que descuente la sesión sola al pasar lista. Si alguien tiene que restar a mano, tarde o temprano no se resta.

Qué tiene que resolver el software

1. Bonos con caducidad, y su consumo automático

Tipos de bono distintos (5, 10, 20 sesiones; mensual ilimitado; matutino más barato), con fecha de caducidad y descuento automático al marcar asistencia. Y un sitio donde ver, sin buscarlo, quién está a punto de quedarse sin sesiones y a quién le caduca el bono este mes.

2. Clases sueltas sin ensuciar nada

Quien viene a probar o pasa por el barrio y se queda a una sesión tiene que poder registrarse en esa clase concreta sin matricularse en ningún grupo. Si para apuntar a alguien de prueba hay que darlo de alta como alumno regular, tus listas dejan de significar nada en dos meses.

3. Aforo por sesión

Una sala tiene las esterillas que tiene. El sistema debe saber cuántas plazas hay en cada sesión y cuántas están ocupadas, para que no acabes con dieciocho personas en un espacio de doce.

4. Pasar lista en segundos

El profesor tiene dos minutos entre que entra la gente y empieza la práctica. Si marcar asistencia le lleva más que eso, no lo va a hacer — y sin asistencia no hay consumo de bonos, ni ocupación real, ni señal de baja. Lo cuento en detalle en cómo pasar lista sin papel.

5. Cobros que admitan las dos cosas

Un centro de yoga cobra bonos de una vez y cuotas mensuales a la vez, a veces al mismo alumno. La herramienta tiene que llevar ambas sin que tú lleves una parte por fuera. Y conviene que exporte el libro de ingresos para tu gestoría: lo explico en cobrar sin perseguir a nadie.

6. Profesores que rotan

En yoga es normal que una misma franja la cubran personas distintas según la semana, y que cada profesor cobre por sesión impartida. Si el sistema no registra quién dio cada clase, el cierre de mes con los profesores lo acabas haciendo de memoria.

Cuánto cuesta

El rango del mercado va de 0 a más de 150 €/mes, y la diferencia rara vez está en las funciones: está en cómo te cobran. Desconfía de dos modelos concretos. El precio por alumno activo castiga justo cuando creces. Y la comisión sobre los cobros te cuesta más cuanto mejor te va, sin darte nada a cambio.

En DansTree el plan Free cuesta 0 € hasta 80 alumnos activos, y Professional 49 €/mes con cobros, matrícula online e informes. Sin coste por alumno y sin comisión sobre lo que ingresas: el detalle está en la página de precios.

Cuatro preguntas antes de contratar nada

• ¿El bono se descuenta solo al pasar lista? Si la respuesta es «se puede ajustar a mano», es que no.
• ¿Puedo ver hoy a quién le quedan una o dos sesiones? Sin exportar nada ni cruzar hojas.
• ¿Qué pasa con las sesiones que caducan sin consumir? Que el sistema tenga una respuesta obliga a que tú también la tengas.
• ¿Puedo sacar mis datos si me voy? En un formato que se abra en otro sitio, no un PDF de trescientas páginas.

Cómo lo resuelve DansTree

DansTree tiene bonos como una cosa de primera clase, no como un apaño: defines tus planes de bono, el alumno compra el suyo y la sesión se descuenta al marcar asistencia, así que el saldo está siempre al día sin que nadie reste nada. Las clases sueltas y las de prueba se registran en su sesión concreta, con su propio perfil de tarifa, sin tocar la matrícula de ningún grupo. Cada clase tiene su aforo, y el panel te da la ocupación real de cada franja.

Los cobros admiten a la vez el bono pagado de una vez y la cuota mensual, en efectivo, transferencia, Bizum o tarjeta con Stripe, con recordatorios automáticos y exportación del libro de ingresos en CSV. El profesor pasa lista desde su móvil en segundos — está explicado en control de asistencia y en cobros y recibos.

Puedes empezar por el plan Free, sin tarjeta y sin caducidad, y montar tus bonos con el centro ya funcionando.

Preguntas frecuentes

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¿Diriges una escuela de baile? La guía equivalente está en software de gestión para escuelas de baile.